Come calcolare il costo effettivo per persona in un evento con catering e allestimenti

STEEME COMUNICATION snc
4 ott
Tempo di lettura: 4 min

Organizzare un evento non è solo eccitante, ma richiede anche un'attenta pianificazione. Un elemento fondamentale è il costo effettivo per persona. Questo costo non solo comprende il catering e gli allestimenti, ma anche il personale. In questo articolo, scopriremo come calcolare questo costo in modo chiaro e forniremo suggerimenti pratici per gestire il budget del tuo evento.

Cos'è il costo effettivo per persona?

Il costo effettivo per persona rappresenta l’importo totale speso per ciascun partecipante a un evento. Include non solo il catering, ma anche i costi di allestimento e per il personale. Calcolare con precisione questo valore è essenziale per assicurarti che il tuo evento sia indimenticabile e, allo stesso tempo, gestibile dal punto di vista economico.

Componenti del costo effettivo

Catering: Spesso rappresenta la principale voce di spesa. Da una recente indagine, il catering può costare in media tra i 30 e i 100 euro per persona, a seconda della varietà di menù e del servizio. Ad esempio, un pacchetto che include antipasti, un pasto principale, dessert e bevande può lievitare ulteriormente il costo.
Allestimenti: Gli allestimenti comprendono elementi come decorazioni, mobili e illuminazione. Secondo alcuni fornitori, un allestimento di base può costare tra i 10 e i 40 euro per persona. È fondamentale considerare anche i costi di installazione e smontaggio, che possono aumentare il budget di un 20%, portando il totale a circa 50 euro per persona in situazioni complesse.
Staff: Un'efficiente squadra di lavoro è essenziale. Questo può includere camerieri, addetti alla sicurezza e coordinatori. In media, il costo del personale si aggira attorno ai 15-30 euro l'ora. Per un evento di 5 ore con 5 membri del personale, il costo totale potrebbe variare da 375 a 750 euro.

Calcolo del costo per persona

Per determinare il costo effettivo per persona, segui questi passaggi chiave:

Raccogliere i dati: Inizia a raccogliere fatture e preventivi riguardanti catering, allestimenti e costi del personale.
Somma totale: Calcola la spesa totale, includendo costi nascosti come tasse e spese di servizio.
Numero di partecipanti: Stabilire il numero totale di partecipanti. Questo dato è cruciale per il calcolo finale.
Formula: Utilizza questa formula per calcolare il costo per persona:

\[
\text{Costo per persona} = \frac{\text{Somma totale delle spese}}{\text{Numero di partecipanti}}
\]

Esempio pratico

Immagina di organizzare un evento per 100 partecipanti. I costi totali sono i seguenti:

Catering: €3.000
Allestimenti: €1.500
Staff: €1.000

La somma delle spese è:

€3.000 + €1.500 + €1.000 = €5.500

Applicando la formula:

\text{Costo per persona} = \frac{€5.500}{100} = €55

Quindi, il costo effettivo per ciascun partecipante per questo evento sarà di €55.

Trasparenza nei costi

La trasparenza è cruciale nella gestione dei costi di un evento. Comunicare chiaramente ai partecipanti cosa è incluso nel costo e eventuali spese extra è fondamentale. Per esempio, se il pacchetto prevede un open bar, assicurati di informare in anticipo i partecipanti su eventuali limitazioni o costi aggiuntivi dopo una certa soglia di consumo.

Come garantire la trasparenza

Preventivi dettagliati: Chiedi ai fornitori di fornirti preventivi chiari e specifici che dettagliano ogni voce di costo.
Contratti chiari: Controlla i contratti con i fornitori. Assicurati che evidenzino costi e servizi inclusi, così come le politiche di cancellazione e modifica.
Comunicazione aperta: Mantieni informati i partecipanti riguardo ai costi e apporta eventuali aggiornamenti o aggiustamenti che potrebbero influenzare il budget.

Consigli pratici per la gestione del budget

Gestire il budget di un evento può sembrare difficile, ma con alcune strategie pratiche, puoi rimanere nei limiti previsti.

Pianificazione anticipata

Avvia la pianificazione del tuo evento con largo anticipo. Ciò ti permette di confrontare fornitori e ottenere tariffe migliori. Ad esempio, pianificare un evento sei mesi prima può farti risparmiare fino al 15% sui costi rispetto a una pianificazione last minute.

Flessibilità

Essere flessibili con le date e le scelte di catering può rivelarsi vantaggioso. Alcuni fornitori offrono sconti significativi per eventi durante la settimana o nei periodi di bassa stagione. Considera di pianificare il tuo evento in un giorno feriale per approfittare di queste offerte.

Budget di emergenza

Stabilisci un fondo di emergenza per le spese impreviste. In media, si consiglia di destinare il 10% del budget totale a coprire costi imprevisti. Questo ti permetterà di far fronte a eventuali sorprese senza compromettere la qualità dell'evento.

Monitoraggio delle spese

Tieni costantemente traccia delle spese durante la pianificazione. Usa strumenti di gestione come fogli di calcolo per monitorare le uscite e assicurarti di non superare il budget.

Riflessioni conclusive

Calcolare il costo effettivo per persona in un evento richiede attenzione e pianificazione. Seguendo i passaggi presentati e mantenendo una comunicazione aperta con i partecipanti, puoi assicurarti che il tuo evento sia un successo sia nella sua organizzazione sia sul piano economico. Ricorda che una buona pianificazione e una gestione vigilante ti porteranno a creare un'esperienza memorabile nel rispetto del budget.